ERILAISTA NEUVOTTELEMISTA

Lyhennelmä William Uryn opaskirjasta Läpimurtostrategia. Neuvottele vastustaja liittolaiseksi (1992)

1. Hillitse tunteesi: siirry parvekkeelle
• On luonnollista, että hankalien ihmisten kanssa ärsyynnyt tai haluaisit luovuttaa, mutta suuttuneena, turhautuneena, pelkäävänä tai syyllisyydentuntoisena arvostelukykysi ei toimi, neuvottelutehokkuutesi kärsii, johdonmukainen ajattelusi häiriintyy ja sinua on helppo johdatella. Tunnepitoinen reagointi on suurin virhe, mitä neuvottelussa voi tehdä.
• Hillitse tarpeesi a) vastata iskuun samalla mitalla (tuloksena on riita, neuvottelusuhde vaurioituu, vastapuoli vastaa seuraavalla kerralla entistä kovemmin), b) antaa periksi (koska et halua näyttää hankalalta tai haluaisit nopeasti tilanteesta pois; tällöin sinua käytetään hyväksi ja vastapuoli tietää saaneensa helpon uhrin) tai c) keskeyttää neuvottelut, katkaista hankala suhde (et edes yritä ratkaista ongelmaa).
• Katkaise hyökkäysten ja vastahyökkäysten tai alistumisten ketju, vaikka toinen osapuoli toimisi törkeästi. Heti, jos tunteesi kiihtyvät tai tilanne imaisee sinut liian voimakkaasti mukaan, siirry mielessäsi parvekkeelle, tarkkailemaan tilannetta puolueettomasti, ikään kuin ulkopuolisena. Älä hyökkää, älä luovuta. Muistuta itseäsi, miksi tätä neuvottelua tarvitaan ja voisiko ongelman ratkaista muilla keinoin.
• Mielenhallinnan keinoja: Varaudu vastapuolen painostustaktiikoihin (näitä ovat linnoittautuminen eli joustamattomuus mm. yrityksen ohjeisiin vetoamalla tai viivyttelemällä loputtomiin, hyökkäys eli pelottelu esim. kohtalokkailla seurauksilla tai pätevyytesi kyseenalaistamisella, temput, kuten tosiasioiden vääristely, sekavien lukujen käyttö, silmänkääntötemppu eli yhtäkkiset hyväntuuliset lisävaatimukset kun asiasta on jo sovittu). Tunne omat arat kohtasi ja ongelmalliset reagointitapasi äläkä välitä loukkauksista (anna loukkausten lentää ylitsesi välittämättä niistä; ehkä vastapuolella on omia henkilökohtaisia ongelmia, joille hän ei voi mitään; jos sinua osutaan arkaan paikkaan, siirry välittömästi mielessäsi parvekkeelle). Pidä miettimistauko (vaikene heti, jos tunnet itsesi suuttuneeksi tai turhautuneeksi; tämä auttaa myös toista osapuolta rauhoittumaan ja tarkistamaan käytöstapojaan; hidasta neuvottelua kirjoittamalla asioita muistiin tai kelaamalla puhuttua takaisin erityisesti silmänkääntötempun kohdalla (älä vastaa kyllä tai ei vaan kertaa, mitä on sovittu), kysele ja varmista pienetkin epäselvät kohdat (vastapuolen syytäessä sekavaa tietoa pysäytä tulva: ”Kerrotko vielä, miten nämä kuuluivat yhteen? Minulle jäi epäselväksi…”); pidä aikalisä (kerro hauska tarina, jolla tunnelma katkeaa, ehdota kahvitaukoa, pyydä parin tunnin tai päivän harkitsemisaikaa, käy neuvottelemassa oman puolesi kanssa). Pienikin tauko katkaisee kiihtyneet ketjut, saa paineen katoamaan ja ajatuksen kirkastumaan.

2. Älä väittele: asetu heidän puolelleen
• Jos hallitset omat tunteesi, on houkuttelevaa keskittyä vain asiaan ja sivuuttaa vastapuolen tunteet, puolustusasenne, arkuus, pelko, epäily, vihamielisyys. On kuitenkin toivotonta esittää perusteluja henkilölle, joka ei halua niitä kuulla: sanoma menee kuuroille korville tai tulkitaan väärin. Ennen kuin itse asiasta ja ongelmasta voi edes keskustella, on keskusteluosapuoli riisuttava aseista ja luotava suotuisa neuvotteluilmapiiri.
• Keinona on yllätys. Jos vastapuoli linnoittautuu, älä painosta, vaikka juuri sitä hän olettaa. Jos hän hyökkää, älä vastusta. Siirry heidän puolelleen. Kuuntele, arvosta ja hyväksy. Ole samaa mieltä niin pitkälle kuin voit. Jotta saisit vastapuolen kuuntelemaan sinua, sinun on ensin kuunneltava häntä. Jotta hän olisi samaa mieltä sinun kanssasi, sinun on oltava samaa mieltä hänen kanssaan. Luottamus synnyttää luottamusta.
• Kuuntelemisen vinkkejä: Kuuntele loppuun, vaikka sinua solvattaisiin. Nyökkäile, pyydä jatkamaan. Mielipahan ja tunteiden purkaminen rauhoittaa vastapuolta, saa hyväksymään helpommin järkiperusteita ja innostaa ratkaisemaan ongelmaa yhdessä. Tehokkaat neuvottelijat kuuntelevat aina enemmän kuin puhuvat. Toista ongelma toisin sanoin. Osoita selvästi vastapuolelle, että heidän sanomansa on tullut perille.
• Arvostamisen vinkkejä: Mene vastapuolen asemaan ja näe heidän silmillään, ymmärrä heidän kantaansa. (”Sinun asemassasi olisin yhtä vihainen.”) Esitä anteeksipyyntö, silloinkin kun vastapuoli on syyllinen. (”Olen pahoillani, että kävi näin. Olet yksi parhaista asiakkaistani enkä haluaisi aiheuttaa harmia. Miten voimme hoitaa tämän asian kuntoon?”) Jos ihminen on raivoissaan epäoikeudenmukaisesta kohtelusta, hän ei kuuntele järkisyitä ennen kuin hänen tuntemuksensa on hyväksytty. Kun ihmisen mielipidettä arvostetaan, sen tunnelataus väljähtyy. Osoita selvästi, sekä sanallisesti että nonverbaalisesti, arvostavasi vastapuolta. Anna tunnustusta, kunnioita vastapuolen arvovaltaa ja pätevyyttä. Tämä on ensiarvoisen tärkeää, jos sinun esitettävänäsi on kritiikkiä. Kritiikin kohde uskoo automaattisesti sinun vähättelevän hänen arvovaltaansa ja ammattitaitoaan, vaikka kyse olisi aivan muusta. Jos annat riittävästi tunnustusta, vastapuolen on helpompi keskittyä ongelmaan itsetuntonsa pönkittämisen ja kasvojensa säilyttämisen sijasta. Vältä katteetonta ja läpinäkyvää imartelua.
• Samaa mieltä olemisen vinkkejä: Sinun ei tarvitse antaa periksi vaan on keskityttävä asioihin, joista olette jo valmiiksi samaa mieltä. Erimielisyyksiin voi puuttua vasta myöhemmin. Käytä huumoria. Etsi asioita, normeja, etuja, tarpeita, joissa a) sinä voit b) vastapuoli voi vastata ”Kyllä”, ”Minunkin mielestäni tuo on hyvin tärkeää”, ”Olen samaa mieltä”. Muunna nonverbaalia käyttäytymistäsi vastapuolen kaltaiseksi (jos toinen nojaa eteenpäin, nojaa samoin, jos toinen käyttää puhekieltä, käytä myös). Näillä tavoin voi helposti luoda yhteisyyden ilmapiiriä. Luo toimivat ihmissuhteet: kutsu kahville tai oluelle, varaa aikaa jutusteluun ennen ja jälkeen neuvottelun. Kun ihmissuhteet ovat kunnossa, väärinkäsitysten määrä pienenee ja vastapuoli ymmärtää paremmin sinun puutteesi ja virheesi.
• Kun on aika esittää omat, eroavat näkemyksesi, unohda joko – tai-ajattelu. Panosta sekä – että-ajatteluun. Sekä sinun kantasi että vastapuolen kanta voi olla yhtä aikaa tosi. Näkökulmat ja taustat vain ovat erilaiset. Käytä mutta-sanan sijasta sanoja kyllä ja (Jos sinulle moititaan tuotteenne hintaa, älä vastaa ”Mutta tämä on korkealaatuisin tuote markkinoilla!” koska vastauksesi kuullaan: ”Olet väärässä.” Sano: ”Kyllä, hintamme on muita korkeampi, ja siksi meiltä saa luotettavimman tuotteen.”) Esitä käsityksesi toisen repliikkejä täydentävinä, ei niiden kanssa ristiriitaisina! Käytä minä-viestejä, vältä sinä-viestejä. (Älä sano teini-ikäiselle lapselle ”Sinä petit sanasi! Olet itsekäs etkä välitä minun tunteistani -” vaan ”Pelkäsin, että sinulle oli sattunut jotain kauheaa.”) Tämä tarjoaa vastapuolelle mahdollisuuden nähdä asia sinun kannaltasi siten, että hänen oma näkökantansa on yhtä oikeutettu. Huom: pelkkä minä-sana ei tee viestistä minä-sanomaa. Ole varma, että yhteiseen sopimukseen on mahdollista päästä. Muista pitää pintasi omassa asiassasi, puolusta rohkeasti omaa näkemystäsi JA ilmaise vahvasti se, miten arvostat vastapuolta, että hyväksyt heidät ja että yhteinen etu on saavutettavissa.

3. Älä torju: vaihda näkökulmaa
• Mitä tehdä, jos toinen osapuoli linnoittautuu (”En hyväksy kymmentä prosenttia vähempää, piste.”), pelottelee (”En haluaisi sinulle hankaluuksia.”) tai esittää jo sovitun, fait accompli -vaihtoehdon (”Olen kertonut muille osastopäälliköille, että sinä leikkaat kulujasi kymmenen prosenttia.”)? Vaistomainen reaktio on torjua kohtuuton vaatimus: vastaat vastapuolen kantaan esittämällä yhtä voimakkaasti omasi. Seurauksena vastapuoli torjuu kantasi ja tuputtaa omaansa tilalle. Jos myöhemmin tarjoat sovitteluratkaisua, vastapuoli pitää myönnytyksen hyvänään ja painostaa entistä enemmän. Tämänkaltainen kierre on mahdollista katkaista – pitämällä toista osapuolta liittolaisena. Sanoi vastapuoli mitä tahansa, siirrä lausuma ongelman ratkaisun malliin. Siirry käsittelemään kilpailevien väitteiden sijasta keinoa, jolla molempien osapuolten edut voitaisiin saavuttaa. Älä kohtele vastapuolta vastaväittäjänä vaan rinnallasi seisovana ongelmanratkaisukumppanina. Älä torju toisen osapuolen kantaa vaan hyväksy se, määrittele se uudelleen, vaihda omaa näkökulmaasi.
• Ensisijaisena keinona on kysymysten esittäminen: älä esitä väitteitä tai vastaväitteitä vaan kysy, älä anna oikeaa vastausta vaan kysy oikea kysymys, älä opeta vastapuolta vaan anna ongelman opettaa häntä. Kysy miksi. (”Miksi tahdotte juuri tuota?” ”Mikä teidän ongelmanne on?” tai hienovaraisemmin ”En ole varma, ymmärsinkö, miksi tahdot tuota.” ”Varmaankin yrityksen toimintaperiaatteet ovat hyvät. Voisitko selittää ne minulle?”) Selvitä, mihin vastapuoli pyrkii ja minkä vuoksi. Älä tyydy vain ensimmäiseen vastaukseen vaan kysy niin pitkälle, että löydät jotain, jolla voisi tyydyttää teidän yhteiset etunne. Jos vastapuoli vetoaa johtajaansa tai muihin tahoihin, esitä näidenkin pyrkimyksiä selvittäviä kysymyksiä. Kysy miksi ei, jos miksi-kysymykseen ei tule kunnolla vastausta. (”Missä suhteessa minun lähestymistapa olisi ongelmallinen?”) Jos et tällöinkään vielä saa tarpeeksi tietoa, esitä oma käsityksesi vastapuolen eduista ja pyydä heitä korjaamaan. Harva ihminen voi vastustaa kiusausta korjata virheellisiä tietoja. Jos vastapuoli ei edelleenkään halua paljastaa omia pyrkimyksiään, syy on, että hän pelkää sinun käyttävän tietoa hyväksesi. Tällöin voit herättää luottamusta kertomalla omista pyrkimyksistäsi. Kysy entä jos, jotta saisit vastapuolen miettimään erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja. (”Entä jos hanketta ei toteutettaisikaan näin suurena vaan sitä pienennettäisiin niin, että se sopisisi teidän budjettiinne?”) Käännä keskustelu aivoriiheksi, tartu toisen osapuolen näkökantoihin ja määrittele ne uudelleen valintamahdollisuuksiksi. Kysy vastapuolelta neuvoa. (”Mitä minun pitäisi teidän mielestänne tehdä? Mitä tekisitte minun asemassani?”) Neuvon kysyminen on imartelevaa, se riisuu vastapuolen aseista, sinä osoitat arvostavasi toisen osapuolen asiantuntemusta ja arvovaltaa ja samalla saat hänet katsomaan asiaa omalta kannaltasi. Jos näin ei tapadu, kysy lisää neuvoa. (”Voisitteko neuvoa jonkun, jolta voisi kysyä asiaa?” ”Ahaa, tässä oli näin paljon hankaluuksia. Mitä mieltä olette, mitä kautta minun kannattaisi tätä asiaa ratkaista?”) Tee avoimiksi jääviä kysymyksiä. Älä kysy kysymyksillä onko, eikö, voiko, eikö voi, vaan muotoile kysymyksesi niin, että siihen ei voi vastata kieltävästi. Kysy miten, miksi, miksi ei, mitä, kuka. (Sen sijaan, että kysyt turhautuneena byrokraatilta ”Eikö näitä määräyksiä voi muuttaa?”, kysy: ”Mitä tarkoitusta nämä määräykset palvelevat?” ”Miten minun tulisi teidän mielestänne menetellä?”) Kysy kysymyksiä, joihin vastaajalla ei ole annettujen ohjeiden mukaisia valmiita vastauksia. Päämääräsi on saada toinen osapuoli ajattelemaan uudella tavalla. Hyödynnä hiljaisuuden voimaa. Kun vastapuoli miettii vastaustaan, anna hänen miettiä! Anna vaivautuneen hiljaisuuden tehdä tehtävänsä.
• Paljasta ja kierrä vastapuolen taktikointi. Jos taktikointiin ei vastata oletetulla tavalla, vastapuoli yleensä lopettaa ne. Jos vastapuoli linnoittautuu, a) jätä linnoittautuminen huomiotta ikään kuin et olisi mitään kuullutkaan (vastapuoli saattaa vain hämätä ota tai jätä -asenteella), b) suhtautumalla linnoittautumiseen vain hyvänä pyrkimyksenä, johon myös sinä yrität todella pyrkiä; tällöin vastapuoli voi myöhemmin kunniallisesti luopua tiukasta kannastaan, c) ota linnoittautuminen vakavasti mutta tutki se koettelemalla sitä ja kyselemällä, d) käännä linnoittautuminen omaksi hyväksesi (”Jotta pysyisimme antamassasi aikarajassa, tarvitsemme apuasi. Voisitko hoitaa kuljetuksen ja jakelun?”). Väistä sinuun kohdistunut hyökkäys a) olemalla huomaamatta hyökkäystä ikään kuin et olisi mitään kuullutkaan; vastapuolenhan on mahdotonta peräytyä enää sen jälkeen, jos olet vastannut uhkauksiin, b) suomentamalla hyökkäys ongelmaan, ei sinuun kohdistuvaksi (Hyökkäys: ”Oletko niin naiivi, ettet tajua, ettei tuollainen voi mennä läpi?” Vastaus: ”Saatat puhua asiaa. Miten sinä muuttaisit esitystä, jotta se saataisiin hyväksytyksi?”), c) suhtautumalla hyökkäykseen ystävyyden osoituksena ja syvänä huolena ongelmasta, d) kohdistamalla huomio menneisyyden virheistä tulevaisuuden mahdollisuuksiin, muuntamalla niin omat kuin vastapuolen syytökset yhteiseksi vastuuksi ongelmista (on turha tapella puolison kanssa, mitä kumpikin on mennyt tuhlaamaan, kun pitäisi keskustella siitä, miten vastaisuudessa pitäisi käyttää rahaa; vastaa syytöksiin pyytämällä anteeksi ja kysymällä, miten voisi estää saman virheen toistumasta uudelleen), e) siirtymällä sinusta ja minusta meihin (älä puhu siitä, mitä vastapuoli ei ole tehnyt mutta sinä itse olet; puhu siitä, mitä te molemmat voisitte tehdä; sana me luo voimakasta yhteistuntoa ja siirtää mielenkiinnon yhteisiin etuihin ja tavoitteisiin; tätä voi vahvistaa siirtämällä neuvottelijat istumaan vierekkäin, ei kasvokkain). Paljasta temput, vaikka se onkin vaikeaa, sillä tempuilla sinua yritetään harhauttaa juuri yhteistyötä ja järkevyyttä korostavia sanankäänteitä käyttämällä. Yleensä ei ole hyvä paljastaa temppuja suoraan, sillä ihmissuhde kärsii siitä tai sinä olet saattanut erehtyä. Vastaa ikään kuin vastapuoli neuvottelisi rehellisesti, jotta vastapuoli voi kasvojaan menettämättä teeskennellä erehtyneensä. Jotta et joutuisi uhriksi, a) kysele tarkentavia kysymyksiä, varmista toisen osapuolen väitteet, varsinkin jos vastapuoli vetoaa ”varmoihin asiantuntijoihin” tai ”varmoihin menetelmiin” kuten tietokoneisiin. Tartu jokaiseen epäselvään kohtaan ja välttelyyn. Jos törmäät ristiriitaan, älä tuhoa vastapuolen kasvoja vaan ole hämmentynyt: ”Anteeksi, pelkään nyt etten ymmärrä oikein…” Voit esittää kysymyksiä, joihin tiedät etukäteen vastaukset. b) Selvitä ajoissa toisen osapuolen valtuudet, samoin se, kenen muun on hyväksyttävä sopimus ja kauanko vastauksen saaminen kestää. Yksi tempuista on neuvotella sinun kanssasi sopiva sopimus, sitten yhtäkkiä kertoa, että valtuuksia ei olekaan päättää tästä asiasta vaan sinun on neuvoteltava uudestaan esimiehen tai johtokunnan kanssa – jolloin sinun on tehtävä heidän kanssaan lisämyönnytyksiä. c) Jos toinen osapuoli alkaa vaatia yhtäkkiä lisävaatimuksia jo sen jälkeen kun olette jo päässeet sopimukseen, voit kysyä: ”Ehdotatko neuvottelujen uudelleen aloittamista?” Jos toinen osapuoli saa jotain ylimääräistä, tulee sinunkin saada. d) Esitä perusteltuja pyyntöjä, testaa vastapuolen rehellisyyttä. Voit esim. pyytää, että sinun kirjanpitäjäsi kävisi läpi vastapuolen tilit ja tarkastaisi velkasaatavat normaalin liiketoiminnan mukaisesti. Jos vastapuoli kieltäytyy, et voi luottaa muuhunkaan, mitä vastapuoli sinulle sanoo. e) Jos vastapuoli vetoaa jääräpäiseen liikekumppaniinsa, pyydä saada mukaan neuvotteluun ko. liikekumppani. f) Käännä temppu eduksesi. Jos esim. vastapuoli vakuuttaa maksukykyään, voit vaatia sinulle edullisia ehtoja: vastapuolen on suostuttava niihin, jos kerran väittää olevansa luotettava.
• Neuvottele pelin säännöistä, neuvottele suoraan neuvottelemisesta, jos et onnistu edellisin keinoin muuttamaan pelin sääntöjä. Voit paljastaa suoraan näkeväsi toisen taktikoinnin läpi. Ongelma kuitenkin on, että vastapuoli kokee sinun suoran puheesi hyökkäyksenä. On hyvä osoittaa sekä sanallisesti että ruumiin kielellä, että näin ei ole vaan kyse on pikkuasiasta. Ole kohtelias, ota asia huumorilla. Taktikointi on tehtävä vaarattomaksi siten että vastapuoli ei suutu! Älä syyttele.

4. Älä painosta: rakenna heille kultainen silta
• Rakenna kultainen siltä vastapuolen ja omien pyrkimysten välille. Toimi välittäjänä, sovittelijana, asetu vastapuolen asemaan, älä sanele hyvääkään ratkaisua. Neuvottelu ei ole vain teknistä ongelmanratkaisua vaan poliittista, demokraattista asioiden käsittelyä, jossa eri osapuolet yhdessä muotoilevat sopimuksen ja jossa yhteistyö on yhtä tärkeää kuin itse ongelman ratkaisu. Neuvottelu on aina myös rituaali, osallistumisen rituaali.
• Vedä vastapuoli aina mukaan ongelman ratkaisuun. Monet umpikujat johtuvat siitä, että idea ei ole vastapuolen itse keksimä. Hän tuntee, että ehdotus on sinun eikä hänen, hän kokee joutuvansa luovuttamaan, kärsimään tappion. Jos vastapuoli alkaa neuvottelun loppumetreillä empiä, älä siis suostuttele, painosta, intä, vaikka houkutus on suuri ja sopimusta olisi hierottu iät ja ajat. Anna vastapuolelle mahdollisuus ja aikaa oman kantansa korvaamiseen uudella, paremmalla ratkaisulla. Vastapuolen löytäessä idean itse hän ei tunne joutuvansa vain sinun ideasi leimasimeksi. Älä sanele vaan kysele. Pyydä ideoita, miten vastapuoli ratkaisisi ongelman kummankin osapuolen hyväksi, ota vastapuolen ajatukset huomioon ja kehittele niitä edelleen, älä torju mitään. Muista osoittaa vastapuolelle, että kehittelysi pohjautuu vastapuolen esittämiin ajatuksiin (”Entä jos lähtisimme sinun ideasi pohjalta…”). Pyydä rakentavaa kritiikkiä, palautetta. Laatiessasi sopimusehdotusta toimita luonnos vastapuolelle ja pyydä parannusehdotuksia. Tarjoa vastapuolelle eri valintamahdollisuuksia, jos heidän on vaikea esittää omia ideoita, ja pyydä valitsemaan.
• Jos vastapuoli itsepintaisesti vastustaa, heillä saattaa olla siihen syynsä, joita et ole huomannut tarkistaa. Tyydytä laiminlyömäsi edut, tarkastele vastapuolen pyrkimyksiä syvällisemmin. Älä sivuuta vastapuolta järjettömänä; hänellä saattaa olla arvoja, joita et ole tullut ajatelleeksi tai jotka poikkeavat omistasi. Älä laiminlyö ihmisten perustarpeita äläkä oleta, että ihmiset haluavat vain rahaa. Kaikilla on tarve tuntea itsensä turvalliseksi ja saada tunnustusta, jokainen haluaa kuulua tiettyyn joukkoon ja päättää omasta kohtalostaan; rahan lisäksi on aineettomia arvoja. Sopimus saadaan aikaan huomattavasti helpommin, jos vastapuoli saa tuntea itsensä tärkeäksi. Älä oleta, että kakun koko on vakio: voit aina tyydyttää vastapuolen tarpeet ja omat tarpeesi yhtä aikaa. Sinun ei tarvitse uhrata omia tarpeitasi: jaettavaa ei ole vain tietty määrä. Etsi vaihtokauppaa, joka maksaa sinulle vähän mutta hyödyttää toista paljon, ja pyydä heiltä vastaavia.
• Älä unohda, mikä merkitys on kunnialla! Auta vastapuolta säilyttämään kasvonsa, jos heidän on peräydyttävä kannastaan. Neuvottelu ei tapahdu sosiaalisessa tyhjiössä; neuvottelijoilla on aina sidosryhmä, jonka mielipide neuvottelijan on pakko ottaa huomioon. Pidä huoli, ettei vastapuoli joudu häpeämään yhteisönsä edessä, sillä sidosryhmän näkökannat ja ehdot (kuten esimiehen asettamat) vaikuttavat olennaisesti sopimuksen aikaansaantiin. Auta vastapuolta perääntymään kunniallisesti sidosryhmänsä silmissä, sillä maineen menettämiseen liittyy yksilön itsensä arvostus, hänen uskottavuutensa, hänen toiveensa toimia johdonmukaisesti ja antaa itsestä hyvä vaikutelma muille. Kerro, että alun perin vastapuoli on ollut oikeassa, mutta olosuhteet ovat muuttuneet, pyydä suositusta kolmannelta osapuolelta tai vetoa yhteiseen oikeudenmukaiseen normiin. Vastapuolella on oltava pätevä perustelu siltä varalta, että hän joutuu selittelemään myönnytyksiään sidosryhmälleen. Auta vastapuolta laatimaan voittopuheensa. Mieti, miten vastapuoli voi esitellä sopimuksen sidosryhmälleen mahdollisimman myönteisessä valossa, jopa voittonaan. Ennakoi toiseen osapuoleen kohdistuva arvostelu.
• Etene verkkaisesti päästäksesi nopeasti perille; vastapuolesta saattaa tuntua, että neuvottelussa tulee eteen liian paljon liian nopeasti, päätös tuntuu liian suurelta ja aika liian vähäiseltä; varmuuden vuoksi tällöin vastataan kieltävästi ja pitäydytään vanhaan. Jaa sopimus vaiheisiin, koska voi olla vaikea päättää koko paketista. Aloita sellaisesta asiasta, josta on helpointa olla samaa mieltä, tai ehdota kokeilua: asiaa ei tarvitse päättää vaan toteutetaan projekti kokeiluna yhdellä osastolla tai kuukauden kokeiluajalla. Pyydä lopullinen sitoumus vasta lopuksi, jos vastapuoli ei suostu päättämään asioista askelittain (mm. rauhanneuvotteluissa, joissa pienikin myönnytys julkistettaisiin ja tulkittaisiin heikkouden osoitukseksi). Kerro, että vastapuolen ei tarvitse sitoutua lopullisesti mihinkään ennen kuin hän tietää täsmällisesti, mistä on kyse. Älä hätäile maaliin. Älä ikinä kiirehdi toista osapuolta, vaikka lakon uhka painaisi päälle, jonkun pitäisi ehtiä lentokoneeseen tai neuvotteluja on jo käyty ikuisuuksia. Anna vastapuolelle miettimisaikaa, peräänny tarpeen vaatiessa, rauhoitu. Rohkaise vastapuolta kysymään neuvoa sidosryhmältään ja varmistamaan siten idean kannatus. Sinulla ja vastapuolella saattaa myös olla eri tulkinnat siitä, mitä on sovittu; älä siksi kiirehdi sopimuksen hyväksymistä vaan käy jokainen kohta huolellisesti läpi, ettei kiirehtimistäsi luultaisi tempuksi.

5. Hillitse valtasi käyttö: käytä valtaa valistukseen
• Ihminen ei kestä vallankäyttöä. Mitä vaikeammaksi teet vastapuolelle kieltäytymisen, sitä vaikeammaksi teet vastapuolelle myös myöntymisen. Aivan liian usein neuvottelujen osapuolet käyttävät ensisijaisena neuvottelukeinona valtaa, osapuolet uhkaavat ja pakottavat toisiaan, joutuvat antamaan periksi tai voittamaan, periksi annettuaan nousevat vastarintaan ja iskevät takaisin. Annetaan potkut, laitetaan erääntynyt lasku perintään, tehdään lakko, julistetaan sota… Niin keinoista kuin päämääristä on tullut kohtuuttomia. Molemminpuolinen tyytyväisyys ei enää ole mahdollista. Sopimus merkitsisi tappion tunnustamista. Tuloksena on molemminpuolinen tappio: aikaa, rahaa, verta, hikeä ja kyyneliä tyhjän vuoksi.
• Valtaa voi käyttää myös oikein. Käytä valtaa saadaksesi vastapuolen järkiinsä eikä polvilleen. Älä tavoittele voittoa vaan molemminpuolista tyytyväisyyttä. Jos vastapuoli kieltäytyy – koska uskoo itse voittavansa sinut – käytä valtaa valistaaksesi siitä, että tarvitsette toisianne. Pidä itseäsi arvostettuna neuvonantajana. Toimi ikään kuin vastapuoli olisi vain erehtynyt tavassa, miten saavuttaa pyrkimykset. Älä pakota vastapuolta hyväksymään omia ehtojasi. Yritä vaikuttaa heidän valintaansa siten, että he tekevät itse päätöksen, joka on sekä heidän että sinun etujesi mukainen.
• Keinoja: Esitä tosiasioita valaisevia kysymyksiä. Ohjaa vastapuolta ajattelemaan, mihin sopimuksen kaatuminen johtaa. (”Mitkä ovat kustannukset, jos emme pääse yhteisymmärrykseen?” ”Oletko ajatellut, että pitkään jatkuessaan lakko suistaa tämän yrityksen konkurssiin?” Mitä vastapuoli tekee, jos sopimukseen ei päästä, miten paljon tämä vaihtoehto maksaa ja tyydyttääkö se vastapuolen pyrkimykset? Miten vastapuoli olettaa sinun reagoivan uhkauksiin?) Varoita, älä uhkaa. Ennen kuin hylkäät neuvottelusopimuksen ja turvaudut vaihtoehtoiseen ratkaisuusi, varoita siitä vastapuolta. Anna vielä mahdollisuus harkita. Uhkaaminen johtaisi vastaiskuun ja kunniamittelöön. (Varoitus eroaa uhkauksesta siinä, että varoitus kertoo vain, mitä tulee puolueettomasti tapahtumaan, ei sitä, miten sinä aiot kostaa. Varoitus annetaan aina kunnioittavasti ja hienovaraisesti.) Vihjaa omasta vaihtoehtoisesta ratkaisusta. Sen sijaan, että uhkaisit lakituvalla, ota lakimies mukaan neuvotteluun. Tai kävele ulos neuvotteluista ja pyydä ottamaan myöhemmin yhteyttä. (”Mielestäni tällainen neuvottelu ei johda rakentavaan lopputulokseen. Olen valmis milloin tahansa uusiin neuvotteluihin teidän kanssanne. Soittakaa, kun olette valmiita. Siihen saakka lienee parasta, että jatkan muiden vaihtoehtojen pohjalta.”) Anna huhu vastapuolen korviin aikomastasi teosta. Jos sinun on turvauduttava vaihtoehtoiseen ratkaisuusi (kuten lakkoon), ole varovainen. Älä käytä valtaa ja vaihtoehtoista ratkaisua varaventtiilinä, jolla purkaa patoutuneet tunteesi, vihasi ja kostontarpeesi. Avoin vallankäyttö houkuttelee iskemään takaisin, vaikka vastaisku olisikin täysin järjetön. Käytä valtaa vain sen verran kuin on välttämätöntä, jotta saisit osapuolet myöhemmin takaisin neuvottelupöytään. Toimi hillitysti, älä ärsytä. Käytä oikeutettuja keinoja. Mitä oikeutetummaksi sinun vallankäyttösi koetaan, sitä epätodennäköisemmin toinen osapuoli vastustaa sitä. Sinun päämääräsi ei ole rangaista vastapuolta vaan näyttää, että vastapuoli voi toteuttaa pyrkimyksensä vain neuvottelemalla ja kultaisen sillan avulla. Tee tyhjäksi vastapuolen hyökkäys. Älä vastaa hyökkäykseen vaan tee se tyhjäksi etukäteen. Jos epäilet asiakkaan menevän esimiehesi luokse, puhu esimiehen kanssa etukäteen. Käytä kolmatta osapuolta. Yhdistä voimasi eli kokoa tukijoukko omista taustajoukoistasi (ihminen uskoo enemmän monta ihmistä kuin yhtä), käytä vastapuolen taustajoukkoja (vastapuoli kuuntelee heitä paremmin kuin sinua) tai puolueetonta osapuolta kuten tiedotusvälineitä. Usein jo tieto siitä, että kolmas osapuoli (kuten tiedotusvälineiden yleisö) tarkkailee vastapuolta, saa hänet neuvottelupöytään, tai kolmas osapuoli (kuten tuomari tai esimies) voi toimia itse neuvottelussa puolueettomana välittäjänä. Jotta kolmas osapuoli suostuisi mukaan, on osoitettava, miksi asia on hänellekin tärkeä.
• Et saa ajaa toista osapuolta nurkkaan vaikka se helppoa olisikin, sillä tilanne saa vastapuolen vastustamaan sinua kaikin keinoin silloinkin, kun se on järjetöntä. Osoita, että et aio nujertaa vastapuolta, et aio voittaa. Kerro heille ulospääsymahdollisuuksista. Arvosta vastapuolen vapautta valita itse, älä tarjoa valmista ota tai jätä -pakettia, anna vastapuolen muotoilla itse yksityiskohdat. Vaikka sinulla olisi asemaasi perustuvaa valtaa, älä käytä sitä. Vastapuoli saattaa vesittää sopimuksen myöhemmin, jos sopimuksenteko on nöyryyttänyt heitä. Kestävimmät ratkaisut saavutetaan neuvottelemalla, vaikka täysin sama ratkaisu voitaisiin tehdä sanellen.
• Toisinaan vastapuoli ei noudata sopimusta. Tämän estämiseksi muotoile sopimus niin, että se sitoo vastapuolen lupauksiin ja suojaa sinua. Sinä esim. vastaat omasta osuudestasi vasta sen jälkeen, kun toinen osapuoli on vastannut omastaan. Pyydä käsiraha tai takuut, vaadi sen täsmennystä, mitä tapahtuu, jos yritys kaatuu tai sinut irtisanotaan. Pyydä sopimukselle todistajia. Julkaise sopimus. Varmista, ettei näitä suojaustoimia tulkita hyökkäyksiksi vaan vetoa normaaliin, rutiininomaiseen liiketoiminnan käytäntöön; kirjalliset muistiothan ovat aina tarpeen odottamattoman varalta. Varmista myös, että toinen osapuoli lähtee neuvottelupöydästä mahdollisimman tyytyväisenä, jotta hän varmasti sitoutuisi sopimukseen ja esittäisi sen edullisesti sidosryhmälleen. Anna vastapuolelle periksi viimeisissä pikkupäätöksissä, jotta vastapuoli tuntisi voittavansa. Säilytä hyvät henkilösuhteet myös neuvottelujen jälkeen. Järjestä esim. juhlallinen sopimuksen allekirjoitustilaisuus. Ole yhteydessä vastapuoleen myöhemmin osoittaaksesi, että aiot noudattaa sopimusta omalta osaltasi.